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Règlements généraux

Adoptés le 3 octobre 1993
Ratifiés le 17 septembre 1994
Modification de l’article 6.4.1 le 16 octobre 1994
Modification des chapitres 2 et 4 le 7 novembre 1999
Modification de l’article 4.4 le 15 novembre 2003
Modification de l’article 2.2 et 6.1 le 13 juin 2004
Modification de l’article 4.4 le 28 mai 2006
Modification de l’article 4.2 et des dispositions corolaires (4.3 et 4.6) le 9 mai 2009
Modification de l’article 2.2 le 5 juin 2010
Modification des articles 1.3; 2.1; 3.4; 3.5; 4.2; 4.3; 4.6; 4.10 a); 4.11; 5.1 et 5.2 le 12 juin 2011.
Modification des articles 1.3; 1.4. et 4.3.1 le 4 juin 2016.
Modification d’articles divers le 20 juin 2016.
Modification de l’article 4.3 le 27 mai 2017.

Table des matières

CHAPITRE 1 – GÉNÉRALITÉS

1.1 Nom
1.2 Siège social
1.3 Mission
1.4 Objectifs

CHAPITRE 2 – LES MEMBRES

2.1 Catégories
2.2 Cotisation
2.3 Démission
2.4 Suspension et exclusion

CHAPITRE 3 – L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

3.1 Assemblée générale annuelle
3.2 Ordre du jour
3.3 Avis de convocation
3.4 Quorum
3.5 Vote

CHAPITRE 4 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.1 Éligibilité
4.2 Composition
4.3 Élection
4.3.1 Individus et représentants d’organismes
4.3.2 Alternance
4.4 Mandat
4.5 Assemblée et avis de convocation
4.6 Quorum
4.7 Vote
4.8 Réunion au moyen d’un appel conférence
4.9 Fonctions et pouvoirs
4.10 Vacance
4.11 Remplacement
4.12 Rémunération
4.13 Indemnisation

CHAPITRE 5 – LE CONSEIL DE DIRECTION ET LES OFFICIERS

5.1 Composition
5.2 Élection
5.3 Assemblée
5.4 Quorum
5.5 Vacance
5.6 Fonctions et pouvoirs des officiers
5.6.1 Le président / La présidente
5.6.2 Le / La secrétaire
5.6.3 Le trésorier / La trésorière
5.6.4 Les conseillers / les conseillères

CHAPITRE 6 – LE DIRECTEUR GÉNÉRAL

6.1 Le directeur général
6.2 Les comités opérationnels
6.3 Les employés
6.4 Embauche et destitution

CHAPITRE 7 – LES DISPOSITIONS FINANCIÈRES

7.1 Année financière
7.2 Vérification
7.3 Registres
7.4 Souscription de documents

CHAPITRE 8 – LES DISPOSITIONS FINALES

8.1 Ajouts, abrogations et amendements des règlements
8.2 Sanction

SIGNATURES

CHAPITRE 1 – GÉNÉRALITÉS

1.1 Nom
Le nom de l’organisme est : Conseil québécois du patrimoine vivant.

1.2 Siège social
Le siège social est situé dans la province de Québec à l’adresse que le conseil d’administration peut déterminer de temps à autre.

1.3 Mission
Le Conseil québécois du patrimoine vivant a pour mission de voir au développement des différents domaines de la culture traditionnelle et du patrimoine immatériel (ou vivant) des collectivités. Il vise à regrouper et à représenter les personnes et les corporations concernées notamment par la formation, la production, la diffusion, la médiation, la documentation et la recherche dans le secteur du patrimoine vivant et à favoriser l’appropriation des éléments de culture de tradition orale et gestuelle par la communauté.

1.4 Objectifs
Les objectifs pour lesquels la société est constituée sont les suivants :

  • Regrouper, représenter, défendre les intérêts et soutenir les personnes et les organismes intéressés par le patrimoine culturel immatériel;
  • Favoriser la concertation entre individus, associations, institutions et instances politiques;
  • Encourager les processus de développement des traditions vivantes au Québec, notamment des différentes disciplines de tradition orale, en suscitant des activités de formation, de promotion, de production, de diffusion et de loisir;
  • Promouvoir la richesse et la diversité des valeurs humaines, culturelles, artistiques, sociales et économiques associées aux pratiques culturelles transmises de génération en génération à l’échelle locale, nationale et internationale;
  • Inciter la recherche sur le patrimoine immatériel, notamment les études socioéconomiques de même que les actions de collecte ethnologique, de documentation, d’analyse et d’inventaire;
  • Soutenir la pratique et l’accessibilité citoyenne des éléments du patrimoine immatériel dans les communautés;
  • Valoriser les façons novatrices de mettre en valeur et de sauvegarder les pratiques traditionnelles.

CHAPITRE 2 – LES MEMBRES

2.1 Catégories
Les membres de la société sont des personnes, des organismes et des entreprises œuvrant dans le domaine du patrimoine vivant ou intéressés à son développement, qui soutiennent la mission, les objectifs et les activités de la société.

Les membres partenaires sont des institutions publiques composées d’élus ou autres personnes morales qui acquittent une cotisation annuelle fixée par l’assemblée générale et qui soutiennent les mission, objectifs et activités de la société sans jouir du droit de vote.

2.2 Cotisation
Pour être en règle, chaque membre doit payer une cotisation fixée par l’assemblée générale en fonction de la catégorie de membres dont il fait partie. La cotisation permet de participer aux activités du Conseil québécois du patrimoine vivant jusqu’au 30 septembre suivant la date du paiement.

2.3 Démission
Un membre peut se retirer de la société en le signifiant par écrit au secrétaire de la société.

2.4 Suspension et expulsion
Une personne ou un organisme peut perdre sa qualité de membre si les trois quarts (3/4) des membres réunis en assemblée générale annuelle votent en ce sens.

CHAPITRE 3 – L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

3.1 Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle, qui doit se tenir dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de l’exercice financier, et toute autre assemblée générale des membres doivent avoir lieu au siège social de la société, ou en tout autre lieu au Québec, et à la date que le conseil d’administration peut déterminer.

3.2 Ordre du jour
Outre l’étude des autres points à l’ordre du jour, chaque assemblée générale annuelle doit servir à l’examen des états financiers et des rapports des administrateurs et administratrices et des vérificateurs ou vérificatrices, à la nomination de ces derniers et à l’élection du conseil de direction pour l’année suivante. Les membres peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées. Le conseil d’administration ou le président ou la présidente sont autorisés à convoquer n’importe quand une assemblée générale des membres.

3.3 Avis de convocation
Un avis de convocation à une assemblée générale annuelle ou spéciale doit être envoyé à tous les membres trente (30) jours à l’avance. L’avis de convocation contiendra une description sommaire des questions à traiter lors de l’assemblée et, s’il y a lieu, le texte des modifications aux règlements généraux. Dix (10) membres pourront demander par écrit au conseil d’administration de convoquer une assemblée générale spéciale en mentionnant les motifs de la demande. À défaut par le conseil d’administration de convoquer ladite assemblée dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la demande, les membres requérants peuvent eux-mêmes la convoquer.

Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée générale annuelle ou spéciale n’annule ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites, et tout membre peut renoncer n’importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les délibérations qui y ont été faites. Les membres, administrateurs ou administratrices ou dirigeants recevront l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée à leur dernière adresse figurant dans les livres de la société.

3.4 Quorum
Les membres présents à l’assemblée constituent le quorum. Les organismes membres sont représentés auprès de la société par une personne physique qu’ils désignent par écrit chaque année devant l’assemblée générale.

3.5 Vote
Chaque membre présent dispose d’une voix lors de l’assemblée. Sauf disposition à l’effet contraire des statuts ou règlements, les membres doivent, lors des réunions, trancher chaque question à la majorité des voix. Chez les organismes membres, cette voix est utilisée par leur représentant.

CHAPITRE 4 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.1 Éligibilité
Tous les membres en règle depuis au moins trois mois peuvent faire partie du conseil d’administration de la société.

Compte tenu de la modification des règlements, il est entendu que la condition d’appartenance à l’organisme depuis au moins trois mois ne s’applique pas la première année, soit pour les élections de 1999.

4.2 Composition
Les biens et les affaires de la société peuvent être administrés par un conseil de onze (11) personnes maximum, selon la volonté de l’assemblée générale.

4.3 Élection
Les administrateurs ou administratrices sont élus au vote secret par l’ensemble des membres en règle présents à l’assemblée générale.

4.3.1 Individus et représentants d’organisme
La répartition entre les individus et les organismes ou sociétés est comme suit :

Le conseil d’administration sera formé tout au plus de huit (8) membres organismes, représentés par des personnes dûment mandatées à cet effet, et d’un maximum de trois (3) membres individuels.

Les administrateurs seront élus pour représenter un collège particulier selon la liste suivante :

  • Musique traditionnelle
  • Chanson traditionnelle
  • Conte / littérature orale
  • Danse traditionnelle
  • Traditions des Premières Nations / Inuits
  • Agroalimentaire / médecine traditionnelle / pratiques liées à la nature, la chasse et la pêche / sports et jeux
  • Artisanat / métiers d’art traditionnels / vieux métiers / art populaire / savoir-faire divers
  • Recherche / documentation / activité muséale
  • Membre individu
  • Membre individu
  • Membre individu

Les administrateurs représentant des organismes membres doivent au moment de leur élection posséder la qualité de représentant dûment mandaté et doivent conserver cette qualité pendant leur mandat.

4.3.2 Alternance
Six (6) membres seront élus aux années impaires et cinq (5) membres seront élus aux années paires.

En 2016, pour la première année d’application de la clause 4.3.1, et nonobstant la clause 4.4, six administrateurs seront élus au hasard pour deux ans, soit de 2016 à 2018, les cinq autres auront un mandat d’un an, soit pour l’année 2016-2017.

4.4 Mandat
Chaque administrateur ou administratrice est élu pour deux (2) ans par les membres réunis en assemblée générale annuelle. Il ou elle est rééligible à la fin de son mandat.

Un administrateur ou une administratrice sortant demeure en fonction jusqu’à la clôture ou à l’ajournement de la réunion au cours de laquelle son départ est approuvé et son successeur élu. Un administrateur ou une administratrice demeure en fonction jusqu’à la fin de son mandat.

4.5 Assemblée et avis de convocation
Les réunions du conseil d’administration peuvent être tenues au moment et à l’endroit déterminés par ses administrateurs pourvu que chacun d’entre eux reçoive un préavis de sept (7) jours francs et qu’il se tienne au moins trois (3) réunions du conseil par année.

Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l’ajournement d’une réunion du conseil d’administration n’annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un administrateur ou administratrice peut en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées lors de ladite réunion.

4.6 Quorum
Six (6) administrateurs sur onze (11) constituent le quorum.

Advenant que le conseil d’administration ne soit pas ou plus composé de onze (11) personnes, il est entendu que cinquante pourcent (50%) des administrateurs plus un (1) constitueront le quorum.

4.7 Vote
Chaque membre présent dispose d’une voix lors de la réunion. En cas d’égalité des votes, et si aucun consensus n’est trouvé, le président dispose d’un vote prépondérant pour trancher la question.

4.8 Réunion au moyen des télécommunications
Les membres du conseil d’administration pourront décider, de temps à autre, de tenir des réunions par voie de téléconférence en autant qu’ils y auront tous consenti.

Les membres du conseil d’administration peuvent entériner des résolutions par voie électronique au besoin. La résolution ainsi adoptée sera consignée dans le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration subséquente.

4.9 Fonctions et pouvoirs

4.9.1 Les administrateurs ou administratrices de la société ont pleins pouvoirs pour gérer les affaires internes de la société, passer ou faire passer, au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la charte ou tout autre règlement de la société lui permet.

4.9.2 Ils peuvent à l’occasion autoriser des dépenses au nom de la société et permettre par résolution au directeur général d’engager du personnel et de verser un traitement à celui-ci.

4.9.3 Le conseil d’administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la société d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toute sorte dans le but de promouvoir les objectifs de la société.

4.9.4 Le conseil d’administration peut nommer des représentants ou représentantes C’est le conseil d’administration qui fixe, par résolution, la rémunération du directeur général.

4.9.5 Le conseil d’administration peut créer des comités dont le mandat des membres prendra fin lorsqu’il le décidera.

4.10 Vacance
Il y a automatiquement vacance à un poste d’administrateur ou d’administratrice si :

  1. a) un administrateur ou une administratrice perd sa qualité de membre ou de représentant d’un membre;
    b) un administrateur ou une administratrice se désiste de ses fonctions en donnant de ce fait un avis écrit au secrétaire de la société;
    c) lors d’une assemblée générale des membres, il est adopté, par la moitié des membres présents plus un, une résolution visant à lui retirer sa charge;
    d) la personne décède;
    e) la personne s’absente des réunions du conseil sans motif valable et de façon répétée.

4.11 Remplacement
Si une vacance survient parmi les administrateurs, le conseil d’administration peut, par vote majoritaire, nommer au poste vacant un membre de la société. Si une vacance survient parmi les représentants des organismes membres, il revient à l’organisme concerné de pourvoir à celle-ci en désignant un nouveau représentant. Ce dernier devra ensuite être accrédité tel par le conseil d’administration par vote majoritaire. Dans le cas où l’organisme membre désirerait se retirer du conseil d’administration, ce dernier pourra combler la vacance en désignant à la majorité le représentant d’un autre membre qui en fera la demande.

4.12 Rémunération
Un administrateur ou une administratrice ne doit recevoir aucune rémunération reliée à ce titre, ni même profiter, directement ou indirectement, de sa charge; néanmoins, toutes dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de ses fonctions, lui seront remboursées.

Si il ou elle fait partie d’une firme faisant elle-même des affaires ou rendant des services professionnels, il ou elle pourra faire appel à ses ressources et se faire payer les honoraires et frais reliés aux services professionnels qu’il ou elle aura rendus concernant l’administration des affaires du conseil.

Rien dans les présents règlements ne doit empêcher un administrateur ou une administratrice d’agir à titre d’officier du conseil ou à un autre titre et d’être indemnisé pour cela.

4.13 Indemnisation
Un membre du conseil ou un officier de la société ou une personne qui a pris ou va prendre des engagements au nom de la société ou d’une société contrôlée par elle, de même que ses ayants droit, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de la société:
a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que ce membre du conseil, officier ou personne supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements;
b) de tout autre frais, charge et dépense qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la société, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

CHAPITRE 5 – LE CONSEIL DE DIRECTION

(COMITÉ EXÉCUTIF) ET LES OFFICIERS

5.1 Composition
Le conseil de direction est formé de cinq (5) membres élus par l’assemblée générale chaque année et choisis parmi les membres du conseil d’administration.

5.2 Élection : Lors de la tenue de l’assemblée générale annuelle, les membres comblent par élection les postes à pourvoir, à savoir :
• la présidence
• la première vice-présidence
• la deuxième vice-présidence
• la trésorerie
• le secrétariat

5.3 Assemblée : Le conseil de direction peut tenir des réunions à la date et au lieu fixés par ses membres à condition qu’un avis à cet effet ait été soumis quarante-huit (48) heures à l’avance à chacun des officiers. Aucune erreur ou omission dans l’avis de convocation ou d’ajournement d’une réunion du conseil de direction n’annulera ladite réunion ou l’une quelconque des délibérations qui y ont été prises, et tout membre du conseil peut renoncer n’importe quand au droit de recevoir un avis de convocation d’une réunion de ce genre, et ratifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les délibérations qui y ont été prises.

5.4 Quorum
Trois (3) officiers présents constituent le quorum.

5.5 Vacance
Advenant une vacance au sein du conseil de direction, le conseil d’administration peut désigner ou nommer une autre personne possédant les qualités requises parmi les administrateurs pour combler le poste. Le remplaçant ou la remplaçante restera en fonction pour la durée non écoulée du terme de la personne qu’il ou elle remplace.

5.6 Fonctions et pouvoirs des officiers

5.6.1 Le président/la présidente
Le président ou la présidente doit présider toutes les assemblées de la société et du conseil d’administration. Il doit veiller à l’application de tous les ordres et de toutes les résolutions de l’assemblée générale annuelle et du conseil d’administration. Le ou la vice-président(e) le remplace dans ces fonctions dans le cas d’une impossibilité d’agir.

5.6.2 Le/la secrétaire
Le ou la secrétaire de la société doit entrer dans les livres tenus à cet effet tous les faits et minutes des rencontres de la société. Il ou elle doit donner ou faire donner des avis de convocation de toutes les assemblées des membres et du conseil d’administration. Il ou elle a la garde du sceau de la société.

5.6.3 Le trésorier/la trésorière
Le trésorier ou la trésorière doit avoir la garde des fonds et des valeurs de la société. Il ou elle doit recevoir les sommes de la société et débloquer les crédits selon les prévisions budgétaires approuvées par l’assemblée générale annuelle et le conseil d’administration.

5.6.4 Les conseillers/les conseillères
Tous les autres membres du conseil d’administration doivent remplir les fonctions qu’exige leur mandat ou le conseil d’administration.

CHAPITRE 6 – LE DIRECTEUR GÉNÉRAL

6.1 Le directeur général
Le directeur général est embauché par le conseil d’administration pour, de façon générale, exercer les responsabilités et les fonctions qui lui sont conférées par le conseil d’administration et tel que décrit dans le contrat de travail et dans une politique du conseil d’administration prévue à cet effet, s’il y a lieu.

6.2 Les comités opérationnels
Le conseil d’administration peut former des comités opérationnels dont il fixe les mandats, en collaboration avec le directeur général qui coordonne leurs actions.

6.3 Les employés
Tous les employés et les membres des comités opérationnels sont sous la responsabilité du directeur général et du conseil d’administration.

6.4 Embauche et destitution
Un vote des deux-tiers (2/3) des administrateurs en fonction est requis pour embaucher ou destituer le directeur général.

CHAPITRE 7 – LES DISPOSITIONS FINANCIÈRES

7.1 Année financière
Sauf indication à l’effet contraire du conseil d’administration, l’exercice financier de la société prend fin le trente et un (31) mars.

7.2 Vérification
Lors de chaque assemblée générale annuelle, les membres nomment un vérificateur ou une vérificatrice qui reste en fonction jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante, sous réserve que le conseil d’administration puisse pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur ou de la vérificatrice est fixée par le conseil d’administration.

7.3 Registres
Le conseil d’administration doit veiller à la tenue de tous les registres de la société prévus par les règlements de la société ou par toute autre loi applicable.

7.4 Souscription de documents

7.4.1 Les contrats, documents ou tout acte exigeant la signature de la société seront signés par deux membres du conseil d’administration ou par un membre du même conseil et le directeur général et engagent, une fois signés, la société sans autre formalité.

7.4.2 Les administrateurs et administratrices seront autorisés, à l’occasion, par résolution, à nommer un ou plusieurs membres pour signer, au nom de la société, certains contrats, documents et actes.

7.4.3 Le conseil d’administration peut autoriser un courtier enregistré en valeurs mobilières à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et d’arrêter des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de la société.

7.4.4 Le sceau de la société peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes signés par un ou plusieurs membres du conseil d’administration nommés par résolution du conseil d’administration.

CHAPITRE 8 – LES DISPOSITIONS FINALES

8.1 Ajouts, abrogations et amendements des règlements

Les administrateurs peuvent faire, révoquer, modifier ou remettre en vigueur les règlements (non contraires à la Loi ou aux lettres patentes) ayant pour effet de régler la conduite des affaires de la société sous tous les rapports.

Chaque règlement et chaque révocation, modification ou remise en vigueur d’un règlement, à moins qu’il ne soit ratifié dans l’intervalle par une assemblée générale spéciale dûment convoquée à cette fin, n’est en vigueur que jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle de la corporation. S’il n’est pas ratifié à cette assemblée par un vote à majorité simple des membres, il cesse, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

8.2 Sanction

Le présent règlement général entrera en vigueur dès son acceptation par l’assemblée générale.

Prochainement

Il n’y a rien sur le calendrier pour le moment.

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